DATA BASE IPNU

PERATURAN PIMPINAN PUSAT
NOMOR: 02/PPP/XV/7354/IV/08

Tentang
PEDOMAN PENYUSUNAN DATABASE
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA


Bismillahirrahmanirrahim

Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama, setelah:

Menimbang : 1 bahwa kelembagaan organisasi yang kuat mutlak memerlukan database organisasi yang lengkap dan valid;
2 bahwa untuk menjamin adanya database yang lengkap dan valid, diperlukan pedoman penyusunan database;
3 bahwa untuk melaksanakan maksud tersebut, maka perlu ditetapkan Peraturan Pimpinan Pusat tentang Pedoman Penyusunan Database IPNU.

Mengingat : 1 Peraturan Dasar (PD) IPNU
2 Peraturan Rumah Tangga (PRT) IPNU
3 Peraturan Organisasi (PO) IPNU

Memperhatikan : Rapat pleno PP IPNU tanggal 17 April 2008.

Dengan senantiasa memohon petunjuk Allah SWT,

MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN PIMPINAN PUSAT IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN DATABASE IPNU


BAB I
KETENTUAN UMUM

Pasal 1
Pengertian

Dalam Peraturan Pimpinan Pusat ini yang dimaksud dengan:
1. Organisasi adalah organisasi Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama
2. Pimpinan Pusat, selanjutnya disebut PP, adalah Pimpinan Pusat Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama.
3. Pimpinan Wilayah, selanjutnya disebut PW, adalah Pimpinan Wilayah Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama di seluruh Indonesia.
4. Pimpinan Cabang, selanjutnya disebut PC, adalah Pimpinan Cabang Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama di seluruh Indonesia.
5. Pimpinan Cabang Istimewa, selanjutnya disebut PCI, adalah Pimpinan Cabang Istimewa Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama di semua negara di mana IPNU berada.
6. Pimpinan Anak Cabang, selanjutnya disebut PAC, adalah Pimpinan Anak Cabang Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama di seluruh Indonesia.
7. Pimpinan Ranting, selanjutnya disebut PR, adalah Pimpinan Ranting Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama di seluruh Indonesia.
8. Pimpinan Komisariat, selanjutnya disebut PK, adalah Pimpinan Komisariat Ikatan Pelajar Nahdlatul Ulama di seluruh Indonesia.
9. Database adalah kumpulan data organisasi yang tersimpan dan diorganisasikan sehingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah dan efisien.
10. Tim kerja database adalah tim pelaksana seluruh tahapan pada penyusunan dan pengelolaan database yang terdiri dari tim database nasional, tim database wilayah, tim database cabang, tim database anak cabang, tim database ranting, dan tim database komisariat
11. Sistem pengelolaan dan pengolahan data adalah seperangkat metode, pendekatan dan tatacara teknis pengolahan dan pengelolaan data
12. Alur formulir adalah alur distribusi formulir dari Pimpinan Pusat hingga Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat
13. Alur data adalah alur perjalanan data yang dibutuhkan dalam penyusunan database mulai dari Pimpinan Ranting/Pimpinan Komisariat hinggal Pimpinan Pusat
14. Sistem akses sistem yang digunakan untuk mengakses database secara mudah, dan efisien
15. Data pengurus adalah data yang berisi informasi dan identitas lengkap pengurus IPNU di semua tingkat kepengurusan
16. Data potensi organisasi adalah data yang menampilkan visualisasi potensi organisasi yang dimiliki pada suatu tingkat kepengurusan
17. Data statistik organisasi adalah data yang memuat data-data penting organisasi yang setingkat di bawahnya
18. Data anggota adalah data yang memuat informasi tentang semua anggota IPNU pada semua tingkat kepengurusan
19. Data potensi kader adalah data yang memuat potensi kader IPNU pada suatu tingkat kepengurusan secara menyeluruh
20. Data alumni adalah data yang memuat informasi tentang alumni IPNU pada semua tingkat kepengurusan
21. Data aset organisasi adalah data yang memuat informasi tentang aset organisasi secara lengkap
22. Data administrasi organisasi adalah data yang memuat perangkat dan peralatan administrasi yang dimiliki oleh suatu tingkat kepengurusan IPNU
23. Data stakeholder organisasi adalah data yang memuat infomasi tentang para pemangku kepentingan dan jaringan yang dimiliki oleh IPNU di setiap tingkat kepengurusan.

BAB II
MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2
Maksud

Pedoman Penyusunan Database dimaksudkan sebagai pedoman bagi semua pengurus IPNU di semua tingkatan untuk menyusun, mengorganisir dan mengelola database organisasi secara teratur, managebel, valid dan berdaya guna

Pasal 3
Tujuan

Pedoman Penyusunan Database sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 bertujuan untuk:
a. mendukung kinerja organisasi secara umum
b. menjamin penyediaan data yang lengkap, tepat, valid dan dapat dipertanggungjawabkan
c. mengoptimalkan potensi organisasi

BAB III
RUANG LINGKUP

Pasal 4
Cakupan

1. Pedoman Penyusunan Database mencakup sistem pengorganisasian dan pengelolaan seluruh data yang tercakup dalam database organisasi
2. Database organisasi sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. Data Pengurus
b. Data Potensi Organisasi
c. Data Statistik Organisasi
d. Data Anggota
e. Data Potensi Kader
f. Data aset organisasi;
g. Data administrasi organisasi
h. Data alumni
i. Data stakeholder organisasi

BAB IV
KELEMBAGAAN

Pasal 5
Tim Kerja Database

1. Setiap tingkat kepengurusan IPNU membentukan tim kerja database
2. Tim kerja database terdiri dari tim database nasional, tim database wilayah, tim database cabang, tim database anak cabang, tim database ranting, dan tim database komisariat
3. Tim Kerja Database disahkan dengan SK oleh masing-masing tingkat kepengurusan
4. Tim Kerja Database bertanggung jawab kepada kepengurusan IPNU pada tingkat yang bersangkutan
5. Tim Kerja Database menjalankan tugasnya secara berkesinambungan
6. Masa kerja Tim Kerja Database mengikuti masa khidmat kepengurusan yang bersangkutan
7. Setiap kepengurusan baru berhak memperbarui tim database sesuai dengan kebutuhan.

Pasal 6
Tim Database Nasional

1. Tim Database Nasional dibentuk oleh Pimpinan Pusat dan disahkan dengan SK PP IPNU
2. Tim Database Nasional beranggotakan 5 orang dengan komposisi 40% berbasis keilmuan sosial dan 60% berbasis ketrampilan teknologi informasi
3. Tim Database Nasional bertugas:
a. Menyiapkan perangkat aturan teknis penyusunan database nasional
b. Menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas dan kinerja tim database wilayah
c. Membuat dan mengirimkan formulir database dalam bentuk digital kepada Pimpinan Wilayah dan Pimpinan Cabang
d. Memonitoring distribusi formulir ke semua PW dan PC
e. Mengkoordinir Tim Database Wilayah dalam keseluruhan pelaksanaan penyusunan dan pengelolaan database
f. Menyiapkan sofware pengumpulan, pengelolaan dan akses data base
g. Menyiapkan dan menyusun data PP yang diperlukan dalam penyusunan database
h. Mengorganisir database yang dikumpulkan dari tim database wilayah dan tim database cabang menjadi database nasional
i. Mengelola database nasional dan mendayagunakannya untuk mendukung penyelenggaraan organisasi
4. Tim Database Nasional bertanggung jawab kepada Ketua Umum PP IPNU

Pasal 7
Tim Database Wilayah

1. Tim Database Wilayah dibentuk oleh Pimpinan Wilayah dan disahkan dengan SK PW IPNU
2. Tim Database Wilayah beranggotakan minimal 3 orang dengan komposisi 40% berbasis keilmuan sosial dan 60% berbasis ketrampilan teknologi informasi
3. Tim Database Wilayah bertugas:
a. Menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas dan kinerja tim database cabang
b. Mengirimkan formulir database dalam bentuk digital kepada Pimpinan Cabang
c. Memonitoring distribusi formulir ke semua PC dan PAC
d. Mengkoordinir tim database cabang dalam penyusunan dan pengumpulan database
e. Menyiapkan dan menyusun data PW yang diperlukan dalam penyusunan database dengan mengisi formulir yang telah disediakan
f. Mengumpulkan dan mengorganisir data-data dari Pimpinan Cabang pada wilayah kerja yang bersangkutan
g. Mengirimkan data-data secara digital kepada Pimpinan Pusat dengan cara up-load melalui software yang telah disiapkan
h. Mengelola database wilayah dan mendayagunakannya untuk mendukung penyelenggaraan organisasi.
4. Tim Database Wilayah bertanggung jawab kepada Ketua PW IPNU.

Pasal 8
Tim Database Cabang

1. Tim Database Cabang dibentuk oleh Pimpinan Cabang dan disahkan dengan SK PC IPNU
2. Tim Database Cabang beranggotakan minimal 3 orang dengan komposisi 40% berbasis keilmuan sosial dan 60% berbasis ketrampilan teknologi informasi
3. Tim Database Wilayah bertugas:
a. Menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas dan kinerja tim database anak cabang
b. Mencetak dan mengirimkan formulir database dalam bentuk fisik (hard copy) kepada Pimpinan Anak Cabang, Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat
c. Memonitoring distribusi formulir ke semua PAC, PR dan PK
d. Mengkoordinir tim database anak cabang dalam penyusunan dan pengumpulan database
e. Menyiapkan dan menyusun data PC yang diperlukan dalam penyusunan database dengan mengisi formulir yang telah disediakan
f. Mengumpulkan dan mengorganisir data-data dari Pimpinan Anak Cabang pada wilayah kerja yang bersangkutan,
g. Mengirimkan data-data secara digital dengan compact disk (CD) kepada Pimpinan Wilayah.
h. Mengelola database cabang dan mendayagunakannya untuk mendukung penyelenggaraan organisasi.
4. Tim Database Cabang bertanggung jawab kepada Ketua PC IPNU.

Pasal 9
Tim Database Anak Cabang

1. Tim Database Anak Cabang dibentuk oleh Pimpinan Anak CAbang dan disahkan dengan SK PAC IPNU
2. Tim Database Anak Cabang beranggotakan minimal 2 orang
3. Tim Database Anak Cabang bertugas:
a. Menyelenggarakan pelatihan untuk meningkatkan kapasitas dan kinerja tim database ranting dan tim database komisarat
b. Mengirimkan formulir database dalam bentuk fisik (hard copy) kepada Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat
c. Memonitoring distribusi formulir ke semua PR dan PK
d. Mengkoordinir tim database ranting dan tim database dalam penyusunan dan pengumpulan database
e. Menyiapkan dan menyusun data PAC yang diperlukan dalam penyusunan database dengan mengisi formulir yang telah disediakan
f. Mengumpulkan dan mengorganisir data-data dari Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat pada wilayah kerja yang bersangkutan
g. Mengirimkan data-data dimaksud secara manual dalam bentuk fisik (hard-copy) kepada Pimpinan Cabang.
h. Mengelola database Anak Cabang dan mendayagunakannya untuk mendukung penyelenggaraan organisasi
5. Tim Database Anak Cabang bertanggung jawab kepada Ketua PAC IPNU.

Pasal 10
Tim Database Ranting

1. Tim Database Ranting dibentuk oleh Pimpinan Ranting dan jika perlu disahkan dengan SK PR IPNU
2. Tim Database Ranting beranggotakan minimal 2 orang
3. Tim Database Ranting bertugas:
a. Melakukan pendataan terhadap aspek-aspek yang diperlukan dalam penyusunan database
b. Menyusun data-data tersebut dengan mengisi formulir yang telah disediakan
c. Mengirimkan data-data dimaksud secara manual dalam bentuk fisik (hard-copy) kepada Pimpinan Cabang melalui Pimpinan Anak Cabang.
d. Mengelola database Ranting dan mendayagunakannya untuk mendukung penyelenggaraan organisasi
4. Tim Database Ranting bertanggung jawab kepada Ketua PR IPNU.

Pasal 11
Tim Database Komisariat

1. Tim Database Komisariat dibentuk oleh Pimpinan Komisariat dan jika perlu disahkan dengan SK PK IPNU
2. Tim Database Komisariat beranggotakan minimal 2 orang
3. Tim Database Komisariat bertugas:
a. Melakukan pendataan terhadap aspek-aspek yang diperlukan dalam penyusunan database
b. Menyusun data-data tersebut dengan mengisi formulir yang telah disediakan
c. Mengirimkan data-data dimaksud secara manual dalam bentuk fisik (hard-copy) kepada Pimpinan Cabang melalui Pimpinan Anak Cabang.
d. Mengelola database komisariat dan mendayagunakannya untuk mendukung penyelenggaraan organisasi
4. Tim Database Komisariat bertanggung jawab kepada Ketua PK IPNU.

BAB V
JENIS-JENIS DATA

Pasal 12
Data Pengurus

1. Data pengurus dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
a. nomor urut
b. nomor induk
c. nama pengurus
d. tempat/tanggal lahir
e. pendidikan terakhir
f. jabatan
g. alamat/tempat tinggal
h. tahun mulai masuk IPNU
i. keterangan
2. Pada bagian atas daftar susunan pengurus, dicantumkan juga nomor surat pengesahan yang merupakan ketetapan tingkat kepengurusan yang lebih atas, tanggal kongres/konperensi/apat anggota dan masa khidmat kepengurusan yang sedang berjalan.

Pasal 13
Data Potensi Organisasi

1. Data potensi organisasi dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
a. nomor urut
b. nomor/huruf kode wilayah kerja
c. nama daerah (yang berada satu tingkat di bawahnya)
d. jumlah daerah (yang berada dua tingkat di bawahnya)
e. jumlah daerah (yang berada tiga tingkat tingkat di bawahnya)
f. jumlah tingkatan organisasi yang berada dua tingkat di bawahnya
g. jumlah anggota biasa
h. jumlah alumni
i. keterangan.
2. Data potensi organisasi Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat dibuat dengan lebih sederhana, dengan mengurangi kolom nama daerah dan jumlah daerah kerja.

Pasal 14
Data Statistik Organisasi

1. Data statistik organisasi memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
a. nomor urut
b. nama daerah yang berada satu tingkat di bawahnya;
c. alamat sekretariat daerah yang berada satu tingkat di bawahnya
d. nomor surat pengesahan dari struktur kepengurusan yang setingkat diatasnya
e. tanggal konperensi/rapat anggota;
f. nama ketua dan sekretaris organisasi yang berada satu tingkat di bawahnya
g. keterangan.
2. Data statistik hanya diperlukan pada tingkat PP, PW, PC dan PAC

Pasal 15
Data Anggota

Buku daftar anggota dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut
b. nomor induk anggota
c. nama lengkap anggota
d. tempat dan tanggal lahir
e. pendidikan terakhir
f. alamat lengkap
g. jenjang pelatihan yang pernah diIkuti
h. tanggal masuk
i. tanggal keluar
j. keterangan: misal kapan diberi tanda anggota

Pasal 16
Data Potensi Kader

Data potensi kader dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. nomor urut
b. nama daerah yang berada satu tingkat di bawahnya
c. nama alumni Latihan Kader Utama
d. nama alumni Latihan Kader Muda
e. jumlah alumni Masa Kesetiaan Anggota
f. jumlah kader pelatih (fasilitator pelatihan)
g. jumlah alumni palatihan profesi
h. keterangan.

BAB VI
ALUR PENYUSUNAN

Pasal 17
Alur Distribusi Formulir

1. Pimpinan Pusat menyediakan formulir isian digital yang memuat semua jenis data yang dibutuhkan dalam penyusunan database nasional
2. Pimpinan Pusat mengirimkan formulir tersebut dalam bentuk compact disk (CD) kepada semua Pimpinan Wilayah dan Pimpinan Cabang melalui Pimpinan Wilayah
3. Pimpinan Wilayah berkewajiban mendistribusikan dan menjamin CD dimaksud sampai ke semua Pimpinan Cabang pada wilayah kerjanya
4. Pimpinan Wilayah menyimpan formulir yang khusus ditujukan untuk Pimpinan Wilayah
5. Pimpinan Cabang berkewajiban meng-copy file formulir dari CD ke komputer (PC) untuk selanjutnya mencetaknya sebanyak jumlah Pimpinan Anak Cabang, Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat pada wilayah kerjanya
6. Pimpinan Cabang mengirimkan formulir dalam bentuk fisik (hard copy) kepada semua Pimpinan Anak Cabang, Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat pada wilayah kerjanya melalui Pimpinan Anak Cabang
7. Pimpinan Anak Cabang berkewajiban mendistribusikan dan menjamin formulir dimaksud sampai ke semua Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat pada wilayah kerjanya
8. Pimpinan Anak Cabang menyimpan formulir yang khusus ditujukan untuk Pimpinan Anak Cabang
9. Pimpinan Ranting dan Pimpinan Komisariat menerima formulir untuk selanjutnya mengisinya.

Pasal 18
Alur Pengumpulan Data

1. Pimpinan Ranting mengisi formulir yang telah disediakan dan mengirimkannya kepada Pimpinan Cabang melalui Pimpinan Anak Cabang
2. Pimpinan Anak Cabang harus menggandakan data-data dimaksud dan mengirimkan masternya (data asli) kepada Pimpinan Cabang dalam bentuk manual
3. Pimpinan Cabang mengentri data (memasukkan data fisik ke dalam bentuk digital) dan mengirimkannya dalam bentuk compact disk (CD) kepada Pimpinan Wilayah
4. Pimpinan Wilayah meng-up-load data digital melalui internet ke melalui domain yang telah disiapkan
5. Pimpinan Pusat mengumpulkan dan mengorganisir data yang telah di-up-load untuk selanjutnya diolah menjadi database nasional



BAB VII
PENGELOLAAN, AKSES DAN PENDAYAGUNAAN

Pasal 19
Pengelolaan Umum

1. Setiap tingkat kepengurusan harus mengelola database pada daerah kerja yang bersangkutan.
2. Pengelolaan sebagaimana ayat (1) dilakukan oleh tim database pada setiap tingkat kepengurusan masing-masing.

Pasal 20
Pengelolaan Database Nasional

(1) Pengelolaan Database Nasional dilakukan secara profesional oleh Tim Database Nasional
(2) Pengelolaan sebagaimana ayat (1) dilakukan menggunakan sistem information technology (IT).
(3) Sistem IT sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dibuat menggunakan software (perangkat lunak) berupa program Microsoft Access.

Pasal 21
Akses

(1) Pada dasarnya database harus bisa diakses oleh semua anggota dan pengurus IPNU serta pihak lain yang berkepentingan.
(2) Untuk kerahasiaan data dan menjaga kepentingan organisasi, data dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. data publik
b. data internal organisasi
(3) Data publik adalah data-data yang boleh diakses oleh pihak eksternal dan masyarakat umum
(4) Data internal organisasi adalah data-data yang secara khusus diperuntukkan hanya untuk kepentingan kader dan pengurus organisasi
(5) Pemilahan data sebagaimana ayat (2) ditetapkan oleh Tim Database Nasional.

Pasal 22
Pendayagunaan

(1) Database harus didayagunakan sepenuhnya untuk kepentingan organisasi.
(2) Pendayagunaan sebagaimana ayat (1) disesuaikan dengan kebutuhan tingkat kepengurusan yang bersangkutan.
(3) Untuk menjamin pendayagunaan sebagaimana ayat (1), maka tim kerja database harus menyediakan perangkat akses yang mudah dan memadai.

BAB X
KETENTUAN PENUTUP

(1) Peraturan Pimpinan Pusat ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
(2) Hal-hal yang menyangkut metode dan teknis penyusunan database akan diatur lebih lanjut dalam Juklak Penyusunan dan Pengelolaan Database.
(3) Agar setiap pengurus dan anggota IPNU mengetahui dan memahami Pedoman Penyusunan Database, maka setiap tingkat kepengurusan IPNU diwajibkan menyosialisasikan Peraturan Pimpinan Pusat ini.