ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

1. ADMINISTRASI UMUM
Istilah administrasi berasal dari kata latin administrare yang berarti membantu, melayani dan memenuhi.
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan sebagai usaha kerjasama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpang surat-surat saja tetapi lebih dari itu meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan-pekerjaan pokok suatu organisasi untuk mencapai tujuan tertentu.
IPNU-IPPNU merupakan sebuah organisasi besar seghingga mutlak memerlukan administrasi untuk mencapai tujuan bersama yang ditetapkan.

Administrasi secara sempit mencakup :
 Surat menyurat.
 Pengarsipan (penyimpangan).
 Perencanaan kegiatan dan evaluasi (proposal dan LPJ).
 Pelaporan.
 Inventarisasi.
 Notulensi.
 Data-data statistik organisasi.


Administrasi secara luas mencakup :
 Organisasi
 Manajemen
 Komunikasi
 Keanggotaan
 Keuangan
 Inventarisasi
 Tata usaha
 Humas



2. ADMINISTRASI IPNU-IPPNU
Dalam sebuah organisasi Administrasi dan surat menyurat memegang peranan yang sangat penting. IPNU dan IPPNU sebagi organisasi sebagai organisasi profesional mempunyai aturan tersendiri dalam hal administrasi . berikut ini beberapa peraturan administrasi IPNU sebagaimana tertuang dalam Pedoman Pokok Organisasi dan Administrasi.

A. SURAT MENYURAT

Ukuran, warna dan jenis kertas
1. Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU/IPPNU adalah 33 x 21,5 cm (folio)
2. Warna putih
3. jenis kertas HVSantara 60-80 gram.

Kepala Surat
1. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC, dan PR/PK harus mempergunakan kepala surat yang tercetak, atau diketik bagi yang belum mampu, kepala surat harus di ketik di sebelah kiri atas dengan huruf besar dalam bentuk blok stil.
2. Kepala surat yang dicetak, letaknya di tengah atas berbentuk simetris dan yang diketik, letaknya di pojok kiri atas berbeentuk blok dengan huruf besar.
3. Kepala surat dan amplop memuat :
- Lambang IPNU/IPPNU dengan ukuran alas sama dengan tinggi 2,5 cm.
- Tingkatan kepengurusan organisasi
- Tulisan Ikatan Putra Nahdlotul Ulama / Ikatan Putri-Putri Nahdlotul Ulama (tidak disingkat)
- Nama Wilayah Kerja
- Alamat sekretariat lengkap
4. Kepala surat dicetak dengan warna dasar putih dan warna huruf hitam
5. Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang, ditulis dengan huruf besar semua, kecuali alamat sekretariat dan dengan posisi simetris.

Nomor, Lampiran, dan Hal Surat
1. Di bawah kepala surat (yang tidak tercetak) berturut-turut :
- Nomor :
- Lampiran :
- Hal :
2. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar ditambah kode-kode yang khusus dipergunakan dalam surat menyurat IPPNU dengan susunan dan urutan sebagai berikut : 1/2/3/4/5/6/7
Keterangan kolom
1. Nomor urut keluar (agenda)
2. diisi dengan PP/PW/PC/PAC/PR/PK tergantung wilayah kerja
3. diisi dengan kode indeks yang ketentuannya sebagai berikut :

Kode Indeks umum :
A. untuk surat sekretariat
B. untuk surat keuangan
C. untuk surat departemen-departemen

Kode indeks khusus :
 SK : Surat Keputusan
 SP : Surat Pengesahan
 Sp : SuratPengangkatan

atau Pemberhentian
 SM : Surat Mandat
 Ins.PP : Instruksi Pimpinan Pusat
 Ins. PW : Instruksi Pimpinan Wilayah
 Ins. PC : Instruksi Pimpinan Cabang
 Si PP :Siaran Pimpinan Pusat
 Si PW : Siaran Pimpinan Wilayah
 Si PC : Siaran Pimpinan Cabang
 Rek : Rekomendasi
 SPT : Surat Pengantar

4. untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1374 H/ th. 1955 disingkat 7455 )
Untuk IPNU diisi dengan perodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka romawi
5. Untuk IPPNU diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka romawi
Untuk IPNU diisi dengan tahun kelahiran IPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1373 H/ th. 1954 disingkat 7354)
6. diisi denfan bulan, menggunakan angka romawi
7. diisi dengan tahun, diambil dua angka yang terakhir.

contoh :
005/PP/SK/7455/XI/II/02 (IPPNU)
005/PP/SK/XI/7354/II/02 (IPNU)

3. Lampiran diisi apabila beserta surat-surat tersebut disertakan surat-surat lain. misalnya surat keterangan, riwayat hidup, laporan, notulen, statemen dan lain sebagainya.
- Jumlah lampiran cukup dengan angka misalnya 2 atau 3
- Angka pada lampiran menunjukkan macam lampiran bukan jumlah lembar
- kalau jumlah ingin disebutkan ditulis didalam kurung, contoh : 2 (7). Artinya lampiran ada dua macam dengan jumlah lembaran tujuh

4. Pada HAL, ditulis isi pokok persoalan yang dibicarakan dalam surat yang akan dikirim, misalnya :
- Laporan Keuangan
- Calon Keluar Negeri
- Minta Pengesahan
Tulisan mengenai pokok/hal surat ini harus dimengerti oleh si alamat, tidak perlu terlalu panjang.

Pembuka dan Penutup Surat
1. Kata pembuak untuk surat-surat IPNU/IPPNU adalah :
- Assalamu’alaikum Wr.Wb.
- Bismillahirrahmanirrahim
2. Kata penutupnya adalah :
- Wallahul muwafiq ilaa Aqwamith thariq
- Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
3. ketentuan 1 dan 2 dipakai untuk surat-surat umum IPNU/IPPNU kecuali SK, Instruksi, Pengesahan dan Mandat
4. Kata pembuka dan penutup terletak di garis alenia

Tanggal Surat
1. Tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah
2. Tanggal surat didahului oleh nama kota (kedudukan kantor organisasi)
3. Surat-surat dalam organisasi IPNU/IPPNU harus memuat tanggal, bulan, tahun hijriyah dan masehi.

Contoh :
Batang, 04 Maulud 1432 H
06 Februari 2011 M

Pengiriman dan tanda tangan
1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas lembaga yang mengirim beserta penanggungjawabnya sesuai dengan tingkat kepengurusan di wilayah kerja masing-masing dan ditulis dengan huruf kapital
2. Penanggungjawab adalah ketua dan sekretaris : ketua ditulis sebelah kiri dan sekretaris ditulis sebelah kanan, masing-masing dengan huruf besar dan diberi garis bawah tanpa tanda kurung
3. Tingkatan - tingkatan pejabat organisasi harus ditulis dengan angka romawi bukan dengan huruf, misalnya : Ketua I, Sekretaris II dan sebagainya
4. Nama yang menjabat hendaknya ditulis diatas nama jabatan bukan sebaliknya dan penulisan tingkatan organisasi (PP, PW, PC, PAC, PR, PK) ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah-tengah.
5. Penulisan nama-nama tingkatan organisasi ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah.

Contoh :

PIMPNAN CABANG
IKATAN PUTRA NAHDLATUL ULAMA
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN BATANG



MUHAMAD IMRON LULUK HIDAYATI
Ketua Sekretaris

6. Dalam setiap pengiriman dan tanda tangan surat harus mempergunakan stempel organisasi yang disahkan
7. Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris dengan menutup sebagian dari tanda tangan sebelah kiri sekretraris dan berlaku bagi semua jenis surat IPNU/IPPNU

B. PERANGKAT ADMINISTRASI

Notulen
1. Notulen bukan surat, tetapi suatu catatan singkat tentang pembicaraan, uraian, ceramah, rapat, perdebatan dan lain-lain yang dimaksudkan untuk menjadi peringatan-peringatan atau bahan bagi langkah-langkah yang akan diambil selanjutnya.

2. Isi notulen yang terpenting adalah :
- Tempat kejadian
- Waktu mulai dan berakhir
- Jumlah dan nama-nama serta tandatangan (bagi yang hadir) peserta/anggota rapat
- Nama dan jabatan pembuat notulen
- Nama dan jabatan yang memimpin
- Kesimpulan dari setiap pembicaraan
- Keputusan yang diambil

Ekspedisi
1. Ekspedisi adalah keseluruhan pengiriman dalam hal surat-surat, alat-alat perlengkapan organisasi yang dikirim baik melalui pos atau kurir
2. Buku ekspedisi sebagai tanda bukti bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah diterima oleh yang bersangkutan
3. Buku ekspedisi/ pengiriman untuk surat-surat yang melalui pos atau kurir mempunyai bentuk sbb: 1/2/3/4/5/6/7
Penjelasan :
- kolom 1 : nomor urut
- kolom 2 : dikirim kepada siapa
- kolom 3 : isi ringkas
- kolom 4 : tanggal pengiriman
- kolom 5 : tanggal dan nomor surat yang dikirim
- kolom 6 : lampiran
- kolom 7 : tanda tangan penerima/tera pos

Arsip/Penyimpanan
1. Arsip adalah kumpulan-kumpulan yang terjadi karena pekerjaan aksi, transakasi, tindak tanduk, dokumentasi yang disimpan sehingga pada tiap saat dibutuhkan dapat disiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya

2. keguanaan arsip :
- untuk pembuktian
- untuk korespondensi
- untuk penyusunan sejarah
- untuk statistik
- untuk publikasi
- dan lain-lain
3. Arsip surat keluar
- untuk surat-surat keluar PP, PW, PC, PAC dan PR/PK supaya menyediakan map untuk menyimpan seluruh surat-surat keluar.
- surat-surat yang diarsipkan disusun dengan nomor urut.
- dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang stu dengan tahun yang lain.
- untuk surat-surat keluar bersama IPNU/IPPNU diarsipkan dalam map tersendiri

PR/PK harus menyediakan sekurang-kurangnya 5 (lima)buah map :
- untuk surat-surat dari PC (termasuk surat pengesahan)
- untuk surat-surat dari PAC
- untuk surat-surat dari NU dan Badan Otonomnya
- untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern
- map khusus data anggota

Buku Agenda
1. PW, PC, PAC dan PR/PK harus mempunyai dua buah buku agenda surat masuk dan surat keluar
2. kolom surat masuk :
- kolom a : nomor urut
- kolom b : nomor indeks surat
- kolom c : pengirim surat
- kolom d : isi/pokok surat
- kolom e : tanggal surat diterima
- kolom f : nomor surat yang diterima
- kolom g : catatan perhatian
3. Kolom surat keluar :
- kolom a : nomor urut surat yang tertera pada nomor surat yang dikirim
- kolom b : nomor indeks
- kolom c : penerima surat/alamat yang dikirim
- kolom d : isi/pokok surat yang dibuat
- kolom e : tanggal yang ada dalam surat
- kolom f : Keterangan atau catatan sekretaris


Daftar Anggota (Stamboek)
1. Tiap PC, PAC, PR/PK disamping buku-buku yang lain harus mempunyai buku daftar anggota
2. kolom-kolom buku daftar anggota sebagai berikut :
- kolom a : nomor urut (PC, PAC, PR/PK)
- kolom b : nomor PP sesuai dengan nomor tanda anggota
- kolom c : nama anggota
- kolom d : pendidikan
- kolom e : alamat tempat tinggal
- kolom f : tanggal masuk
- kolom g : keterangan

Surat bersama IPNU-IPPNU
1. yang dimaksud dengan surat bersama adalah surat yang dikeluarkan atas nama IPNU-IPPNU
2. surat bersama dapat dibuat apabila isi surat tersebut menyangkut kepentingan bersama
3. surat bersama cukup ditandatangani oleh salah satu unsur pimpinan harian IPNU yang ditunjuk dan salah satu unsur pimpinan harian IPPNU yang ditunjuk berikut stempel yang bersangkutan.
4. surat bersama memuat kolom-kolom a/b/c/d/e
penjelasa :
- kolom a : nomor urut surat keluar bersama
- kolom b : tingkatan organisasi
- kolom c : tulis IPNU-IPPNU
- kolom d : bulan pengeluaran surat
- kolom e : dua angka terakhir tahun pembuatan surat

contoh : 07/PC/IPNU-IPPNU/II/02

Kepala surat bersama
1. bila tidak memiliki kop bersama, dapat mempergunakan salah satu dari kop surat tercetak yang dimiliki IPNU/IPPNU
2. apabila kop surat bersama tidak tercetak, maka kop tulisan IPNU/IPPNU tidak disingkat sebagaimana pembuatan kop surat tercetak
3. kop penutup surat dapat di singkat dalam satu jajaran baris
contoh : Pimpinan Cabang IPNU-IPPNU Semarang

Stempel Organisasi
1. Stempel organisasi berbentuk bulat telur (oval) dengan tulisan Ikatan Putra Nahdlatul Ulama/Ikatan Putri-putri Nahdlatul Ulama. Ditengahnya terdapat lambang IPNU/IPPNU dan tingkatan organisasi melingkar dibawah lambang dengan tiga garis disamping kiri dan kanan lambang
2. Warna tinta stempel adalah hijau
3. Pembuatannya dapat dilakukan oleh pimpinan organisasi di semua tingkatan dengan ketentuan sesuai dengan contoh yang diberi tanda daerahnya.

C. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Laporan ini memuat semua dokumentasi mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan dari awal sampai berakhirnya kegiatan.
Tujuan dari penyusunan LPJ ;
1. Sebagai laporan atau dokumentasi dari kegiatan yang telah dilaksanakan.
2. Untuk mengetahui dan evaluasi sejauhmana keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan.
3. Sebagai acuan untuk kegiatan-kegitan yang belum dan akan dilaksanakan di waktu mendatang.
Setiap selesai melakukan sebuah kegiatan harus dibuat sebuah laporan pertanggungjawaban.






Batang, 03 Maulud 1432 H
06 Februari 2011 M


PIMPINAN CABANG
IPNU-IPPNU KABUPATEN BATANG





MUHAMAD IMRON LULUK HIDAYATI
Ketua IPNU Ketua IPPNU




SEMOGA BERMANFAAT