ADMINISTRASI KEPANITIAAN

ADMINISTRASI KEPANITIAN


Dalam suatu kegiatan tertentu yang dilaksanakan oleh sebuah kepanitian, maka administrasi kepanitian tersebut antara lain meliputi :

•Proposal Kegiatan, sebuah uraian rencana kegiatan yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan.
•Surat-surat, yaitu surat yang harus dibuat untuk sarana penunjang dan kelancaran dari kegiatan.
•Arsip-arsip, mencakup mengarsip semua surat keluar maupun masuk ke dalam panitia.
•Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan, yang menjelaskan laporan dari semua proses yang telah dilakukan sekaligus hasil-hasil yang telah dicapai.


A.P R O P O S A L
Beberapa hal yang perlu dibuat dalam penyusunan proposal antara lain :
1.Cover
2.Kop halaman
3.Isi Proposal meliputi :
a. Pendahuluan
b. Dasar Kegiatan
c. Tema Kegiatan
d. Tujuan Kegiatan
e. Target Yang Diharapkan
f. Bentuk Kegiatan
g. Waktu Kegitan
h. Peserta
i. Panitia Pelaksana
j. Anggaran Biaya
k. Penutup

BAGIAN-BAGIAN PROPOSAL

A.COVER
Memuat :
1. Judul proposal
2. Identitas organisasi dan kegiatan
3. Tema
4. Waktu dan lokasi
5. Tingkat organisasi atau identitas kepanitian
6. Alamat organisasi/kepanitiaan

B.KOP HALAMAN
Posisi kop berada di bagian atas halaman, biasanya dibuat bentuk yang menarik sehingga mendapatkan perhatian dan harus mudah dibaca

C.ISI PROPOSAL
1.PENDAHULUAN
Memberikan gambaran secara umum mengenai latar belakang yang melandasi pelaksanaan kegiatan. Ditulis dengan bahasa yang baku, jelas dan benar agar mudah dipahami maksudnya.Usahakan jangan membuat ulasan yang tidak realistis dan jauh dari kenyataan. Arti penting/sisi strategis dari kegiatan tersebut.

2.DASAR KEGIATAN
Menjelaskan tentang :
a. Landasan dilaksanakannya kegiatan
b. Bisa berupa pertimbangan atau konsiderasi
c. Landasan secara umum mencantumkan landasan formalnya.

3.TEMA KEGIATAN
a. Tema dibuat dalam bahasa yang jelas dan singkat
b. Menggambarkan inti dari kegiatandan makna yang ungin dicapai didalamnya.

4.TUJUAN KEGIATAN
a. Tujuan-tujuan yang diharapkan dari kegiatan tersebut.
b. Mencantumkan tujuan-tujuan yang realistis.

5.TARGET KEGIATAN
a. Dampak yang diharapkan
b. Hasil optimim dari kegiatan
c. Disesuaikan dengan kemampuan dan potensi yang ada

6.BENTUK KEGIATAN
a. Proses kegiatan secara keseluruhan
b. Macam-macam kegiatan yang direncanakan

7.PELAKSANAAN
a. Hari/tanggal/tempat pelaksanaan kegiatan
b. Diberikan lampiran jadual acara

8.PESERTA
Peserta yang direncanakan akan mengikuti kegiatan tersebut

9.PANITIA PELAKSANA
a. Penjelasan akan keberadaan panitia
b. Diberikan lampiran Kepanitiaan

10. ANGGARAN BIAYA
a. Rencana pengeluaran secara umun
b. Rencana pemasukan secara umum
c. Penjelasan lampiran anggaran secara detail

11. PENUTUP
a. Ucapan terioma kasih.
b. Tempat dan tanggal ditetapkan.
b. Penanggung jawab : ketua, sekretaris, Beserta tanda tangan dan stempel kepanitian.
c. Jika Dibawah naungan organisasi, maka mencantumkan bahwa kegiatan diketahui oleh pengurus organisasi.

12. LAMPIRAN-LAMPIRAN
berisi
Lampiran I : Susunan Panitia Pelaksana.
a. Pelindung.
b. Penanggungjawab.
c. SC dan OC.

Lampiran 2 : Anggaran biaya
a. Pengeluaran.
b. Pemasukan.

Lampiran 3 : tentative manual Kegiatan.
Susunan acara harus jelas.

2. SURAT MENYURAT
Surat-surat yang dibuat meliputi surat sebagai sarana penunjang proses kegiatan.
Beberapa contoh surat yang sering di butuhkan sebuah kepanitian kegiatan :Surat ijin peminjaman tempat, peralatan dan perlengkapan kegiatan, surat undangan (pembicara atau tamu ), surat permohonan dana yang dilengkapi proposal kegiatan, dll.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat :
a. Kop surat
b. Nomor surat ( dibuat secara urut), Perihal, Lampiran (jika ada). Kepada siapa surat ditujukan (Alamat).
c. Isi surat (pembukaan, isi, penutup)
d. Cantumkan tanggal dan tempat pembuatan surat
e. Ditandatangani oleh sekretaris dan ketua, jika perlu mengetahui penggungjawab organisasi pelaksana.
f. Tembusan (bila ada)

3. A R S I P
Adalah dokumentasi setiap kegiatan kepanitiaan yang merupakan perekram proses aktivitas kegiatan Meliputi :
a. Surat masuk : tanggapan kesanggupan baik dari sponsor (jika ada) maupun pihak lain.
b. Surat keluar : semua surat yang telah kita keluarkan sebaliknya di arsip untuk menjadi bahan dokumentasi yang sewaktu-waktu kita butuhkan
c. dalam mengarsip surat sebaliknya urutkan sesuai dengan nomor surat.


4. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Susunan laporan pertanggungjawaban dibuat seperti susunan proposal. Perbedaan antara proposal dan LPJ adalah :
a. LPJ merupakan hasil laporan dari semua proses kegiatan.
b. LPJ tidak boleh direkayasa, harus sesuai dengan kondisi kegiatan yang sebenarnya.
c. Format sama seperti Proposal.

Workshop Penguatan Kelembagaan
PC. IPNU-IPPNU Kab. Batang
2009-2011

Batang, 03 Maulud 1432 H
06 Februari 2011 M


PIMPINAN CABANG
IPNU-IPPNU KABUPATEN BATANG





MUHAMAD IMRON LULUK HIDAYATI
Ketua IPNU Ketua IPPNU




SEMOGA BERMANFAAT